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As organizações passam actualmente por transformações científicas e tecnológicas conducentes a modificações dos equipamentos, dos processos de trabalho e na gestão dos recursos humanos.
O redesenho organizacional necessário à utilização das novas tecnologias pelas pessoas deve levá-las em linha de conta, sendo necessário que este redesenho trace uma nova definição dos perfis necessários para o desempenho das funções que a transformação em curso origina. Assim podemos dizer que estas mudanças nos processos de trabalho são possíveis através de uma ligação estratégica entre as pessoas e a tecnologia.
A implantação de uma nova tecnologia por parte de uma empresa deve ser feita à luz do clima e da cultura organizacional.
O CLIMA ORGANIZACIONAL
Se o clima organizacional é permeável a todas as mudanças, uma interpretação desse mesmo clima mediante a utilização, por exemplo, de inquéritos, é uma atitude, não só aconselhável, como indispensável à obtenção de informação suficientemente válida para aferir as reacções à mudança organizacional. Analisam-se assim variáveis importantes como a ansiedade provocada pelo receio de perda do emprego, frustração perante os novos modelos de gestão, dificuldades de adaptação e utilização das novas tecnologias, etc. A essência dos subsídios da pesquisa de clima organizacional é o mapeamento das percepções sobre o ambiente interno da organização, como um ponto de partida igualmente válido para a mudança e o desenvolvimento organizacional.
A CULTURA ORGANIZACIONAL
Sendo a cultura organizacional o modelo de pressupostos básicos que o grupo inventa, descobre ou adopta e desenvolve ao longo do seu processo de aprendizagem e que utiliza para enfrentar os problemas de adaptação externa ou de integração interna, esta carece de uma análise cuidada. Uma vez que estes pressupostos cumpram a sua função e possam ser considerados válidos, são passados aos restantes membros como sendo a forma correcta de apreender, pensar e sentir os problemas.
Assim, podemos dizer que os resultados da auscultação do clima e da cultura organizacional são indispensáveis para a obtenção de informação e planeamento e gestão das pessoas integradas em novos modelos de trabalho.
A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL EM CONTEXTO DE MUDANÇA
Como foi visto atrás, a cultura organizacional irá influir na implementação do novo processo por meio dos padrões estabelecidos internamente e já tidos como correctos. Esta cultura organizacional contém formas de comunicação e é nesse quadro que as novas ideias serão aceites.
A análise das formas de comunicação existentes é de capital importância para o sucesso. Não fazer uma gestão da comunicação num contexto de mudança é assumir o risco de insucesso nestes e noutros planos estratégicos da organização. Simultaneamente, verifica-se a importância da gestão da comunicação na obtenção de resultados na aquisição das novas tecnologias, sendo possível equacionar uma relação com a redução de custos, dado que a probabilidade de sucesso da implementação de novas tecnologias aumenta conforme a comunicação é analisada ao nível do planeamento estratégico, inserindo-a nas estratégias da organização.
No entanto, deve ter-se em linha de conta que não é pelo simples facto de existir uma comunicação organizacional formal que os problemas de uma organização serão resolvidos. A utilização da comunicação pela organização que se automatiza ou informatiza pode influenciar o processo de entrada de novas tecnologias, alterar padrões de produção, identificar estratégias diferentes para a direcção.
A adequada utilização da comunicação pelas organizações verifica-se nos casos em que existe um bom entendimento da cultura e do clima organizacional. Embora a comunicação exista independentemente da importância que lhe é atribuída pela organização, esta não poderá tornar-se um facilitador das diferentes problemáticas organizacionais, a não ser que se verifique a sua utilização correcta, sob a forma de apaziguadora dos impactos que as mudanças na organização provocam.
As organizações privilegiam os aspectos que evidenciam um ganho financeiro mais rápido. A velocidade das implementações estão associadas aos ganhos de produtividade elevados e rápidos, situação que não permite levar em conta o planeamento do processo de aquisição das novas tecnologias. Esta falta de planeamento está ligado à pouca importância dada pela organização ao processo de transferência de novas tecnologias, sob a forma de comunicação de metas, ideias e mudança na organização.
A comunicação tem um papel relevante na facilitação da compreensão e na assimilação de novos conceitos, bem como na socialização do conhecimento, mediante a partilha das metas da organização com todos os trabalhadores. Somente quando um trabalhador conhece todos os planos da organização para a qual trabalha é capaz de colaborar com as mudanças propostas.
Assim, dado que a comunicação exerce este papel importante na mudança das organizações, existe a necessidade de que vá além do papel da flexibilização ou da breve amenização dos impactos, devendo ir além do simples procedimento informativo das decisões e mudanças. A participação dos trabalhadores no processo de mudança origina a sua integração num contexto, dando-lhes a possibilidade de participar activamente, sob a forma de, por exemplo, sugestões.
O desenvolvimento tecnológico gera mudanças acentuadas nas organizações. O seu impacto é tão grande que as explicações do processo não podem ser garantidas apenas por técnicas administrativas.
O seu entendimento é produto de um processo de comunicação fundamental para a transferência das novas tecnologias, pelo que a comunicação pode dar o suporte necessário às organizações, auxiliando no processo de implementação dessas tecnologias.
A NECESSIDADE DE UMA COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA NA MUDANÇA ORGANIZACIONAL
A comunicação estratégica é indispensável em alturas de mudança organizacional. O padrão de cultura organizacional pode reforçar ou rejeitar as influências do clima organizacional que a forma de comunicação adoptada, por sua vez, influenciou.
Assim, podemos considerar que uma comunicação é estratégica quando tem em linha de conta o estado actual do clima organizacional e o tipo de cultura da organização, cujos resultados levam ao estabelecimento das estratégias a utilizar.
Uma das estratégias comunicacionais frequentemente utilizadas baseia-se no sistema de auditoria interna, dinâmica que consiste em ouvir os seus clientes internos, um dos muitos aspectos que reflectem mudanças organizacionais.
Este sistema é, por si, estático, sendo necessário que os gestores incentivem a participação, por meio da divulgação do sistema, demonstrando os benefícios que a equipa poderá obter com a sua utilização, e proporcionando um feedback constante aos envolvidos. Seja qual for a reclamação ou sugestão, este feedback é indispensável para a saudável existência de um sistema de auditoria interna.
Esta auditoria pode ter o papel comunicacional de integração, necessitando para tal de uma organização adequada das informações recolhidas, como forma de viabilizar o desenvolvimento de estratégias. Estas informações são utilizadas pelas organizações mais conceituadas como forma de solucionar os problemas ou melhorar a qualidade dos seus produtos ou serviços.
O conceito de organização é, em muito, semelhante ao de organização, dado que dentro da empresa se operam formas de comunicação e é nesse contexto que se inserem as mudanças. As lideranças da organização devem descodificar as formas de comunicação existentes e inserir os resultados obtidos nas estratégias dos processos de transição.
As novas formas de comunicação ligam-se aos modelos existentes na organização, existindo uma tendência a percebermos as coisas relacionadas com os nossos interesses a atitudes preexistentes, reforçando-as ou refutando-as. Conscientemente ou não, as pessoas rendem a descartar a informação que não vá de encontro aos seus interesses e atitudes.
Assim, o processo comunicacional interno deve sintonizar-se com um sistema social mais amplo, na concepção de organização como um grupo e dos subgrupos existentes. Uma organização não se modifica apenas pela aquisição de novos equipamentos, pelo que é um acto de sabotagem tentar essa modificação sem recurso a uma gestão que realize as ligações necessárias, levando em conta o sistema organizacional e a sua distribuição física.
A dificuldade em conceber esta organização física do sistema organizacional deve ser transformada numa vantagem, promovendo a consciência do sistema como um todo, enfatizando a forma pela qual todos os componentes de inter-relacionam uns com os outros.
As organizações sinérgicas são mais conscientes do seu papel e do seu significado num contexto mais amplo, sendo capazes de modificar e expandir a sua própria identidade de forma a incorporar mudanças macro estruturais. São capazes de criar a novidade em vez de reproduzir o predeterminado.
O acompanhamento das inovações é necessário. As organizações obterão, no entanto, melhores resultados se levarem em conta o ser humano envolvido nos processos de trabalho, entendendo as tecnologias enquanto processo e requerendo estudos das relações indivisíveis sobre a gestão de processos e de pessoas no ambiente organizacional para uma transição para novos ambientes de trabalho.
RESUMINDO
A mudança é um processo constante das organizações, sendo necessário inserir a comunicação estratégica no sistema de planeamento e desenvolvimento da empresa como forma de atingir as metas de transformação organizacional, sempre levando em consideração a análise do clima e da cultura organizacional.
LEITURAS RECOMENDADAS
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Baptista, R.D., “Sistemas de informação na administração pública municipal”, 2002; “A comunicação empresarial na introdução de novas tecnologias”, 1999; “O processo de comunicação e clima organizacional na entrada de novas tecnologias”, 1999; “A comunicação empresarial e a gestão da mudança”, 2005;
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Carvalho, R.Q., “Capacitação tecnológica limitada e uso do trabalho na indústria brasileira”, 1994;
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Coda, R, “Psicodinâmica da vida organizacional”, 1997;
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Drucker, P., “Sociedade pós-capitalista”, 1993; “The Effective Executive”, 1993
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Lipnack, J e Stamps, J, “Rede de informações”;
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Littlejohn, S.W., “Fundamentos teóricos da comunicação humana, 1988
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Schein, E., “Coming to a new awareness of organizational culture”, 1991;
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Vismona, E.L., “A ouvidoria no Brasil”, 2000;
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Ziemer, R., “Mitos organizacionais: o poder invisível na vida das empresas”, 1996;
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